COUNCIL MEETING MINUTES – DECEMBER 2014

COUNCIL  MEETING  MINUTES

Thursday,  December  11,  2014

Shepherd  of  the  Hills  Lutheran  Church

Governing  Council

 

Members  Present:  Debbie  Kiely,  Judy  Lojko,  Pat  Quelhorst,  Carol  Rosum,  Ellen  Wachowski,  Diane Bursey,  Pastor  Nancy  Vogel  and  Michelle  Candage Debbie  Kiely,  President,  opened  the  Meeting  at  7:09pm.

“Gods  Leaders  are  Alight”  was  read  by  Debbie  Kiely  along  with  the  opening  prayer.

The  November  2014  meeting  minutes  were  reviewed.  It  was  moved  that  the  minutes  be  approved  by Diane  Bursey  and  seconded  by  Judy  Lojko.  The  motion  was  unanimously  approved.

Treasurer’s Report  –  Pat  Quelhorst  presented  the  November  2014  Financials  and  Treasurer’s report.  The  amount  of  $12,000  was  paid  towards  the  mortgage  principal.  Diane  Bursey  moved  to accept  the  Treasurer’s  report  and  it  was  seconded  by  Judy  Lojko.  The  motion  was  unanimously

approved.

Pastor’s Report  –  Action  Items

A  motion  was  made  to  approve  the  Pastors  report  by  Diane  Bursey  and  seconded  by  Ellen Wachowski.  The  motion  was  unanimously  approved.

 

OLD BUSINESS

Congregational  Retreat:  Pastor  Nancy  Vogel  will  ask  Sara  Holton  to  document  the  notes  from  the visioning  retreat  on  11/23/14  by  the  annual  congregational  meeting.  The  formalized  notes  will  be provided  to  the  new  council  that  will  be  established  at  the  annual  congregational  meeting  in  January 2015  and  a  plan  of  action  and  next  steps  will  be  determined  by  the  new  council  at  that  time.

2015  Budget:  Council  finalized  the  2015  proposed  budget.  A  motion  was  made  by  Diane  Bursey  to amend  the  utilities  expense  by  increasing  to  $25,000.  The  motion  was  seconded  by  Judy  Lojko  and was  unanimously  approved.  The  2015  proposed  budget  will  be  presented  to  the  congregation  at  the January  2015  annual  congregational  meeting.

Call  Committee:  Council  reviewed  all  call  committee  applicants  and  determined  final  members.  Six candidates  and  no  alternates  were  chosen.  Debbie  Kiely  will  talk  to  those  whose  bios  were  not accepted  for  the  Call  Committee.  For  now,  this  information  is  confidential.

Cell  Tower  Lease:  Pastor  Nancy  Vogel  communicated  with  Ken  Schmidt  from  Steel  in  the  Air.  A letter  was  drafted  and  sent  to  all  cell  tower  companies  with  an  expiration  date  of  December  19,  2014 requesting  their  best  and  final  offer  beginning  no  lower  than  $225,000.  If  available,  final  responses will  be  discussed  in  January  2015  meeting  with  next  reports.

Annual  Council  Reports:  Council  liaisons  (5  out  of  7)  submitted  their  2014  annual  reports  in  preparation  of the  annual  congregational  meeting  to  be  held  in  January  2015.  The  outstanding  reports  will  be  completed shortly.

NEW BUSINESS

Amendment  to  Constitution  for  Audit  Committee:  Judy  Lojko  suggested  changes  to  amend  the constitution  for  the  audit  committee  criteria.  Debbie  Kiely  will  draft  changes  to  be  discussed  in  the January  2015  council  meeting.

Worship  and  Music  Wednesday  Evening  Service:  Diane  Bursey  made  a  motion  to  discontinue general  Wednesday  services  effective  immediately  due  to  low  attendance.  There  are  no  scheduled Wednesday  evening  services  at  this  time  due  to  the  holidays.  The  traditional  Wednesday  evening seasonal  services  for  Christmas  and  Easter  will  still  continue.  The  motion  was  seconded  by  Ellen Wachowski  and  was  unanimously  approved.

SOTH  Purchases:  A  communication  will  be  made  to  the  office,  committees  and  anyone  spending church  funds  to  let  the  treasurer  know  prior  to  spending  if  the  amount  being  spent  will  be  over  $100. This  will  assist  the  treasurer  with  the  cash  flow.

Police  Department  Donation  Request  /  Shop  with  Cop:  A  request  was  received  from  Lake  County Police  Charities  for  a  donation  to  take  under  privileged  children  shopping  with  a  cop.  The  request  was denied  as  SOTH  currently  supports  the  Faith  Neighborhood  Center  and  Toys  for  Tots.

Boy  Scouts  Eagle  Court  of  Honor:  Pastor  Nancy  Vogel  will  be  attending  this  event  on  December 16,2014.

Council Liaison Reports

Christian  Formation  –  Carol  Rosum  –  report  received  –  no  actions

Worship  &  Music  –  Ellen  Wachowski-  report  received  –  action  item

Small  Groups  –  Diane  Bursey  –  report  received  –  no  action  items

Property  –  Michelle  Candage  –  report  received  –  no  action  items

Finance  –  no  liaison  –  report  received  from  Judy  Lojko  –  no  action  items

Treasurer  –  Pat  Quelhorst  –  report  received  –  no  action  items

Adjournment  –  Motion  made  by  Judy  Lojko  and  seconded  by  Diane  Bursey.  The  meeting  was adjourned  at  9:25pm.

Closing  Prayer-  Benediction  given  by  Pastor  Nancy  Vogel.

The  next  meeting  is  Thursday,  January  8,  2015  at  7:00pm.

Respectfully  Submitted,

Michelle  Candage,  Council  Secretary

Leave a Reply