COUNCIL MEETING MINUTES – OCTOBER 2014

COUNCIL  MEETING  MINUTES

Thursday,  October  9,  2014

Shepherd  of  the  Hills  Lutheran  Church

Governing  Council

 

Members  Present:  Debbie  Kiely,  Judy  Lojko,  Pat  Quelhorst,  Carol  Rosum,  Diane  Bursey,  Pastor

Nancy  Vogel  and  Michelle  Candage

 

Excused  Absence:  Ellen  Wachowski

 

Debbie  Kiely,  President,  opened  the  Meeting  at  7:10pm.

 

Michelle  Candage  read  the  devotion  entitled  “God’s  Leaders  are  Gifted”  from  an  ELCA  devotional

guide.

 

The  September  2014  meeting  minutes  were  reviewed.  It  was  moved  that  the  minutes  be  approved  by

Diane  Bursey  and  seconded  by  Carol  Rosum.  The  motion  was  unanimously  approved.

 

Treasurer’s Report  –  Pat  Quelhorst  presented  the  September  2014  Financials  and  Treasurer’s

report.  Diane  Bursey  moved  to  accept  the  Treasurer’s  report  and  it  was  seconded  by  Carol  Rosum.

The  motion  was  unanimously  approved.

 

Pastor’s Report  –  Action  Items

 

Estate  Donation:  Marion  Fleming  has  donated  $10,000  to  SOTH.  The  Trust  is  now  being  processed  and  we

should  receive  the  money  in  about  90  days.  Pastor  Nancy  emailed  with  the  attorney  and  there  is  currently

nothing  for  us  to  do  but  wait.  The  estate  must  clear  expenses  before  sending  any  amount.  No  challenges  are

expected.  Pastor  Nancy  turned  over  the  will  and  communication  details  to  the  Treasurer.

 

Joe  Foryan:  A  thank  you  note  to  Joe  was  signed  by  council  for  supplying  the  music  for  both  services  while

Sara  Holton  is  on  PTO  Sunday,  October  12th.  It  was  agreed  to  pay  Joe  $150  for  both  services.  Pat  will  give

the  check  in  the  thank  you  note  to  Joe  on  10/12.

 

Transition  Check  List:  The  constitution  is  with  the  synod  for  final  formatting  changes.  Thank  you  to

Pastor  Nancy  for  making  updates  to  the  council  job  descriptions  in  preparation  for  2015  open  council

positions.  At  this  time,  the  open  council  positions  include  President,  Vice  President,  Secretary  and

Property.

 

A  motion  was  made  to  approve  the  Pastors  report  by  Diane  Bursey  and  seconded  by  Pat  Quelhorst.

The  motion  was  unanimously  approved.

 

OLD BUSINESS

 

Cell  Tower  Lease  Buy-Out:  Ken  Schmidt  from  “Steel  in  the  Air”  visited  the  site  on  Sunday,  October  12,

  1. Judywill  meet  Ken  as  a  representative  from  Council  at  about  9  am.

 

Congregational  Retreat:  Debbie  Kiely  scheduled  the  visioning  retreat  for  Sunday,  November  23rd  at

church  to  include  a  potluck.  Cheryl  Stuart  will  lead  the  retreat  using  “Living  Lutheran.”  Pastor  Nancy

will  be  sure  to  get  a  “Save  the  Date”  published  in  all  mediums  and  support  with  verbal

announcements  at  worship.  More  details  to  follow.

 

NEW BUSINESS

 

Call  Committee:  Judy  Lojko  will  develop  and  submit  the  call  committee  process  and  application  documents

for  council  review.

 

Page  1  of  2

 

 

 

Stewardship  Education  from  Worships  Music  to  Christian  Formation:  A  motion  was  made  by  Diane

Bursey  and  seconded  by  Carol  Rosum  to  move  Stewardship  Education  under  Christian  Formation.  The

motion  was  unanimously  approved.  Pastor  Nancy  will  provided  copies  of  the  updated  documents.

 

Movie  “When  God  Left  the  Building”:  A  motion  was  made  by  Diane  Bursey  and  seconded  by  Carol  Rosum

to  purchase  the  movie  at  a  cost  of  $300  for  congregational  viewing  to  be  held  November  16,  2014.  A  free  will

offering  will  be  requested  the  day  of  the  movie  to  help  defray  the  costs.  Council  discussed  formats  to  get  the

best  attendance  possible.  One  suggestion  is  to  have  a  regular  8  am  service  and  start  the  movie  during

Sunday  School.  This  can  run  into  10:15  with  a  short  closing  service.  A  question  for  this  model  expresses

concern  for  how  this  might  affect  visitors.  Pastor  Nancy  will  discuss  with  Sara  when  she  returns  from  her  trip

and  put  together  a  proposal  for  how  to  organize  on  11/16.  Pastor  Nancy  will  charge  on  her  personal  credit

card  and  will  be  reimbursed  in  the  future.  The  motion  was  unanimously  approved.

 

Housing  Allowance:  Council  unanimously  approved  Pastor  Nancy  Vogel’s  request  for  housing  in

  1. Thereare  no  changes  to  Pastors  current  contract.  The  request  is  a  formality  for  the  2015

Clergy  taxes:  “$25,000.00  of  2015  compensation  is  designated  as  Housing  Allowance  (Section  107  of

the  Internal  Revenue  Code).”  It  was  moved  by  Diane  Bursey  and  seconded  by  Carol  Rosum  as

stated  in  the  contract.

 

Pastor  Nancy  Vogel  Health  Benefits  –  The  2015  health  plan  benefits  for  Pastor  Nancy  will  be

submitted  prior  to  the  due  date.  Benefits  for  a  new  pastor  (Gold  Plan)  must  be  filed  by  SOTH  with

Portico  by  10/17/14.

 

 

Worship  Attendance  Records:  A  discussion  whether  to  use  red  books  or  other  means  of  recording  member

attendance  was  discussed  and  declined  by  council  due  to  anonymity  expectations  of  the  culture  at  this  time.

The  guest  book  will  be  continued.

 

 

Blood  Drive:  A  discussion  to  offer  a  blood  drive  on  SOTH  property  was  postponed  until  the  tree

trimming  is  completed  and  the  Ebola  scare  has  subsided.

 

Altar  Flowers:  Diane  Bursey  will  review  the  2014  payments  for  flowers  and  report  in  the  November

2014  council  meeting.

 

Council Liaison Reports

 

Christian  Formation  –  Carol  Rosum  –  report  received  –  no  actions

Worship  &  Music  –  Ellen  Wachowski-  report  received  –  no  actions

Small  Groups  –  Diane  Bursey  –  report  received  –  no  action  items

Property  –  Michelle  Candage  –  report  received  –  no  action  items

Finance  –  no  liaison  –  report  received  from  Judy  Lojko  –  no  action  items

Treasurer  –  Pat  Quelhorst  –  report  received  –  no  action  items

 

Adjournment  –  Motion  by  Diane  Bursey  and  seconded  by  Carol  Rosum.  The  meeting  was  adjourned

at  9:14pm.

 

Closing  Prayer  –  council  closed  the  meeting  with  the  Lord’s  Prayer.

 

The  next  meeting  is  Thursday,  November  13,  2014  at  7:00pm.

 

 

 

Respectfully  Submitted,

Michelle  Candage,  Council  Secretary

Leave a Reply