COUNCIL MEETING MINUTES – SEPTEMBER 2014

COUNCIL  MEETING  MINUTES

Thursday,  September  14,  2014

Shepherd  of  the  Hills  Lutheran  Church

Governing  Council

 

Members  Present:  Debbie  Kiely,  Judy  Lojko,  Pat  Quelhorst,  Carol  Rossum,  Diane  Bursey,  Ellen

Wachowski,  Pastor  Nancy  Vogel  and  Michelle  Candage

 

A  motion  was  made  by  Judy  Lojko  to  affirm  Ellen  Wachowski  as  council  liason  for  worship  and  music.

It  was  seconded  by  Pat  Quelhorst.

 

Debbie  Kiely,  President,  opened  the  Meeting  at  7:16pm.

 

Judy  Lojko  read  the  devotion  entitled  “God’s  Leaders  are  Forgiven”  from  an  ELCA  devotional  guide.

 

The  August  2014  meeting  minutes  were  reviewed.  It  was  moved  that  the  minutes  be  approved  with

edits  to  correct  the  attendees  listed  by  Diane  Bursey  and  seconded  by  Judy  Lojko.  The  motion  was

unanimously  approved.

 

Treasurer’s Report  –  Pat  Quelhorst  presented  the  August  2014  Financials  and  Treasurer’s  report.

Diane  Bursey  moved  to  accept  the  Treasurer’s  report  and  it  was  seconded  by  Judy  Lojko.  The  motion

was  unanimously  approved.

 

Pastor’s Report  –  Action  Items

 

Membership  Database:  the  upgrade  to  the  current  database  (Shepherd  Staff)  at  a  one-time  cost  of  $375

was  approved  by  council.

 

Professional  Conference  on  Ministry  in  November:  Pastor  Nancy  is  required  to  attend  and  it  was

approved  by  council.  The  cost  is  $400  for  the  conference  and  a  supply  pastor  for  Wednesday  evening

service  will  be  scheduled.

 

Sara  Holton  PTO:  Sara  Holton  will  be  taking  PTO  for  one  week  and  it  will  include  Sunday,  October  12th.

Supply  music  will  be  scheduled.

 

Banner:  An  outdoor  banner  costing  $260  to  advertise  the  monthly  worship  and  praise  services  was  donated

by  Thrivent  funds.

 

Christmas  Contada  Music:  The  music  costing  $300  was  donated  by  Ellen  Wachowski.

 

2015  Confirmation  Students  to  Luther  Springs:  Pastor  Nancy  will  register  all  students  and  two

chaperones.

 

Constitution  Final  Draft:  President,  Debbie  Kiely,  signed  the  final  draft  of  the  constitution  which  will

be  sent  to  the  synod.

 

Transition  Check  List:  The  financial  audit  report  was  reviewed.  In  the  constitution,  it  states  an  audit

committee  is  nominated  to  oversee  the  audit  process.  Even  though  a  committee  was  not  formed  for

this  audit,  the  audit  will  be  submitted  to  the  synod  as  conducted  as  no  issues  arose  and  there  was

proper  oversight.  A  proposal  to  change  the  constitution  regarding  the  audit  committee  requirements

will  be  submitted  to  the  congregation  for  review  and  approval  at  the  January  2015  congregational  Pat

Quelhorst  will  prepare  documentation  for  the  organ  for  potential  insurance  replacement.

 

Page  1  of  2

 

 

 

Pastor  Nancy  will  update  the  council  job  descriptions  and  send  to  council  for  review  prior  to  the

October  meeting.

 

Wednesday  worship  service  September  24th:  Worship  service  will  be  attended  at  a  theatre  in

Winter  Park.  The  topic  is  “When  God  Left  the  Building”  and  there  will  be  a  movie  about  what  is

happening  in  the  church  today.

 

A  motion  was  made  to  approve  the  Pastors  report  by  Judy  Lojko  and  seconded  by  Diane  Bursey.  The

motion  was  unanimously  approved.

 

OLD BUSINESS

 

Disaster  Response  Plan:  The  plan  was  reviewed  and  approved.

 

Revised  PTO  Policy:  A  motion  was  made  by  Diane  Bursey  to  approve  the  revised  PTO  policy  and

seconded  by  Ellen  Wachowski.

 

Full  Time  Employee  PTO  Form:  A  motion  was  made  by  Diane  Bursey  to  approve  the  revised  PTO

policy  and  seconded  by  Judy  Lojko.

 

Cell  Tower  Lease  Buy-Out:  A  motion  was  made  to  approve  the  “Steel  in  the  Air”  legal  assessment

agreement  and  $2,500  cost  to  evaluate  all  cell  tower  offers  by  Diane  Bursey  and  seconded  by  Carol

Rossum.  The  initial  payment  due  of  $500  will  be  sent  now  along  with  the  signed  agreement.  The  remaining

$2,000  will  be  paid  at  $500  increments  each  month  for  4  months.

 

Congregational  Retreat:  Debbie  Kiely  is  preparing  a  retreat  and  scheduling  a  facilitator.  The  date,

time  and  location  will  be  determined.

 

NEW BUSINESS

 

Synod  Share:  The  2015  forecasted  synod  share  of  $200  per  month  or  $2,400  for  the  year  will  be  submitted

as  it  is  due  in  October.

 

Youth  Fundraiser:  A  Pancake  Breakfast  fundraiser  is  scheduled  for  October  26th.

 

Council Liaison Reports

 

Christian  Formation  –  report  submitted  by  Carol  Rossum

Worship  &  Music  –  no  meeting/no  action  items  submitted  by  Pastor  Nancy

Small  Groups  –  Diane  Bursey  –  report  submitted  by  Pastor  Nancy;  no  action  items

Property  –  Michelle  Candage  –  report  received  –  no  action  items

Finance  –  no  liaison  –  report  received  from  Judy  Lojko  –  no  action  items

 

Adjournment  –  Motion  by  Judy  Lojko  and  seconded  by  Diane  Bursey.  The  meeting  was  adjourned  at

9:45pm.

 

Closing  Prayer  –  Pastor  Nancy  Vogel  closed  the  meeting  with  a  reading  about  9/11  and  a  prayer.

 

The  next  meeting  is  Thursday,  October  9,  2014  at  7:00pm.

 

Respectfully  Submitted,

Michelle  Candage,  Council  Secretary

Leave a Reply